Leistungsbild für die Verwaltung von Wohnungseigentum nach dem WEG

Zu den Leistungen einer von uns durchgeführten WEG-Verwaltung gehören:

I. Allgemeine Verwaltung - Geschäftsführung

1. Durchführung der Verwaltungstätigkeit als entgeltliche Geschäftsbesorgung: Übernahme von planenden, disponierenden, informierenden und kontrollierenden Aufgaben einer Verwaltung. Sicherstellung der Versorgung und Entsorgung einer Wohnungseigentumsanlage.
   
   
2. Pflege und Weiterführung der notwendigen Verwaltungsunterlagen.
   
   
3. Kooperation und Information mit dem Verwaltungsbeirat über sämtliche Belange des Gemeinschaftseigentums.
   
   
4. Turnusmäßige nicht technische Objektbesuche.
   
   
5. Abwehr von Störungen und Schäden innerhalb und außerhalb des Wohnungseigentums.
   
   
6. Entgegennahme von Beschwerden und Schlichtungsbemühungen bei Streitigkeiten von Eigentümern untereinander bzw. mit Nutzern.
   
   
7. Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen soweit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind.
   
   
8. Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind.
   
   
9. Einleiten von Maßnahmen zur gerichtlichen oder außergerichtlichen Geltendmachung von Ansprüchen der Gemeinschaft, sofern dies von den Wohnungseigentümern mehrheitlich beschlossen worden ist.
   
   
10. Erledigung von Angelegenheiten der Eigentümergemeinschaft:
    • grundstücks- und baurechtlicher Art,
    • nachbarschaftsrechtlicher Art,
    • abgabenrechtlicher Art,
    • versicherungsrechtlicher Art.
      
      
11. Verhandlung mit Behörden und Versorgungsunternehmen in Gebührenfragen, Energielieferungsfragen und ordnungsrechtlichen Fragen.
    
    
12. Dienstleistungs- und Lieferantenverträge im Namen der Wohnungseigentümer abschließen und auflösen.
    
    
13. Abschluß- Kündigung, Änderung und Überwachung von Versicherungsverträgen im Namen der Wohnungseigentümer.
    
    
14. Mitwirkung bei der Abwicklung von Versicherungsfällen.
    
    
15. Übernahme der Porto-, Zustellungs- und Drucksachenkosten sowie Schriftverkehr, soweit dieser vom Verwalter veranlaßt ist..
    
    
16. Einstellung, Dienstplaneinteilung und gegebenenfalls Entlassung von Dienstkräften (Hausbesorger, Gartenpflege usw.) nach entsprechender Beschlußfassung in der Wohnungseigentümerversammlung einschl. Führen von Gehalts- und Sozialabgabekonten sowie Abgabe der erforderlichen Lohnsteuererklärung.
    
    
17. Abgabe von Zustimmungserklärungen bei der Veräußerung, Vermietung oder gewerblichen Nutzung des Sondereigentums (soweit dies in der Teilungserklärung vorgesehen ist).
    
    
18. Gewährung von Einblick in die Verwaltungsunterlagen, wenn seitens des Einsichtsuchenden berechtigtes Interesse nachgewiesen wird.
    
    
19. Führung des Beschlußbuchs und Gewährung von Einblick bei berechtigtem Interesse.

II. Wohnungseigentümerversammlung und Beschlußdurchführung

1. Vorbereitung, Einberufung und Abhaltung von bis zu zwei Wohnungseigentümerversammlungen.
   
   
2. Vorbereiten der Wohnungseigentümerversammlungen in Absprache mit dem Verwaltungsbeirat. Einladen zur Wohnungseigentümerversammlung sowie Versammlungsleitung einschl. Beschlußvorbereitung, Beschlußformulierung und Abstimmung.
   
   
3. Führen, Pflege und Bereithaltung der Niederschriften der Wohnungseigentümerversammlungen sowie richterlicher Entscheidungen.
   
   
4. Übersendung von Protokollen der Wohnungseigentümerversammlung an alle Miteigentümer.
   
   
5. Vorbereiten und Durchführung von Beschlußfassungen im schriftlichen Umlaufverfahren.
   
   
6. Beteiligung an einem Verfahren nach § 43 WEG auf Antrag eines Wohnungseigentümers oder des Verwalters über die Gültigkeit von Beschlüssen der Wohnungseigentümer.
   
   
7. Vollzug von Beschlüssen und Vereinbarungen der Eigentümergemeinschaft im Bereich der ordnungsgemäßen Verwaltung.
   
   
8. Vorbereitung von Beschlußvorlagen und Erläuterungsgesprächen vor Festlegung der Tagesordnung einer Eigentümerversammlung.
9. Vorbereitung von Organisationsbeschlüssen als Hilfsmittel der Verwaltung.
   
   
10. Im Rahmen der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft Haus- bzw. Nutzungsordnungen vorbereiten und diese nach Verabschiedung durch die Wohnungseigentümerversammlung durchsetzen.
    
    
11. Nutzer von Eigentumswohnungen auf Einhaltung übernommener Pflichten hinweisen und über vorhandene Rechte informieren.
    
    
12. Einhaltung der Hausordnung, Gebrauchs- und Nutzungsregelungen bei Objektbegehung überprüfen.

III. Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder

1. Abwicklung kaufmännischer Arbeiten:
   • Auftragsvergabe
   • Zahlungsaufträge
   • Abbuchungsermächtigungen und Daueraufträge
   • Rücklage und Rückstellungen.
     
     
2. Einrichten und Pflege der kaufmännischen Verwaltungsunterlagen.
   
   
3. Einrichten des Lastschriftverkehrs zum Inkasso des Hausgeldes und der Sonderumlagen.
   
   
4. Einrichten und Kontoführung von laufenden Konten sowie Anlagekonten für die Instandhaltungsrücklage getrennt vom Vermögen der Verwalterin und objektbezogen. Zu Händen des Verwaltungsbeirates wird durch eine entsprechende Bankbescheinigung die getrennte Vermögensverwaltung nachgewiesen.
   
   
5. Die Verwalterin unterhält eine auf kaufmännischen Grundlagen basierende EDV-Buchhaltung zur Erfassung und Pflege der erforderlichen Daten, nämlich
   • personenbezogene Daten,
   • sachbezogene Daten,
   • Hausgeldüberwachung,
   • Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle,
   • Darstellung der Kapitaleinlagen bzw. Rücklagen,
   • Erstellung des Wirtschaftsplanes,
   • Erstellung der Jahresabrechnung.
     
     
6. Rechnungskontrolle und Anweisung.
   
   
7. Erstellen einer Vermögensübersicht.
   
   
8. Kontrolle und Prüfung maschinell durchgeführter Buchführung.
   
   
9. Anlage gemeinschaftlicher Gelder, insbesondere der Instandhaltungsrücklage nach Eigentümerbeschluß.
   
   
10. Einfordern rückständiger Wohngelder bzw. Abrechnungsfehlbeträge einschl. der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens bzw. eines Hausgeldverfahrens zur Betreibung von Rückständen.

IV. Wirtschaftsplan - Abrechnung - Rechnungslegung

1. Vorbesprechung des Wirtschaftsplanes mit dem Verwaltungsbeirat.
   
   
2. Aufstellung des Wirtschaftsplanes zur Beschlußfassung mit:
   • Festlegung der Ausgaben und Einnahmen,
   • Kostenschätzung der Bewirtschaftungs- und Betriebskosten,
   • Aufteilung der Kosten in rechtsgültiger Form,
   • Mitteilung an die Einzeleigentümer einschl. Verpflichtung zur Vorschußleistung.
     
     
3. Vorlage des Wirtschaftsplanes zur Beschlußfassung in der Wohnungseigentümerversammlung spätestens bis zum Ablauf des sechsten Monats des laufenden Jahres.
   
   
4. Festlegen und Vorbereiten von Sonderumlagen.
   
   
5. Abrechnung über den Wirtschaftsplan mit:
   • Belegprüfung und Belegpflege,
   • Festlegung der Abgrenzungsposten,
   • Beschlußfassung durch die Eigentümerversammlung,
   • Mitteilung an die Einzeleigentümer und Ausweisung von Schuld- und Guthabensaldo,
   • Verteilung von Überschuß oder Nachforderung von Nachschüssen,
   • Ermittlung der auf die einzelnen Wohnungseigentümer entfallenden Zinserträge bzw. der auf die einzelnen Wohnungseigentümer entfallenden Beträge der Zinsabschlagsteuer.
     
     
6. Vorbesprechung und Erörterung des Jahresabschlusses mit den Verwaltungsbeiräten. Vorbereiten der Unterlagen des Wirtschaftsplanes und der Abrechnung zur Prüfung durch den Verwaltungsbeirat oder durch die Rechnungsprüfer. Information des Beirates und der Prüfer bei auftretenden Fragen.
   
   
7. Erstellung der Jahresabrechnung in der Regel im ersten Halbjahr des Folgejahres.
   
   
8. Auslegen der Abrechnungsunterlagen und der Unterlagen des Wirtschaftsplanes in einem Auslegungszeitraum, der zu vereinbaren ist.

V. Instandhaltung - Instandsetzung - bauliche Veränderung

Die für die Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderliche Maßnahmen treffen durch:

1. Vorbereitung und Beschlußfassung.
   
   
2. Überwachung und Abrechnung einfacher routinemäßiger Arbeiten.
   
   
3. Einleiten von technischen Sofortmaßnahmen zur Instandsetzung in dringenden Fällen.
   
   
4. Periodische Begehung des Wohnungseigentumsobjektes / Gemeinschaftseigentum mind. einmal jährlich mit Erkennen sichtbarer Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten.
   
   
5. Kostenschätzung als Unterlage für den Wirtschaftsplan und Beschlußfassung.
   
   
6. Wartungs- und Pflegeverträge für Gemeinschaftseigentum abschließen und Ausführung überwachen.
   
   
7. Ausschreibung und Massenermittlung für Routine- und Wiederholungsarbeiten der Instandhaltung.
   
   
8. Angebotsprüfung und Erstellen von Preisspiegeln.
   
   
9. Vergabe von technischen Aufträgen nach Eigentümerbeschluß.
   
   
10. Rechnerische Rechnungsprüfung technischer Aufträge und sachliche Prüfung auf Übereinstimmung mit Ausschreibungstext, Aufmaß und Massenberechnung.
    
    
11. Technische Mitwirkung bei Betriebskostenverteilung.
    
    
12. Vorbereitungsmaßnahmen zur Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung einschl. Beschlußvorlage.
    
    
13. Pflege und Ergänzung technischer Unterlagen.
    
    
14. Überwachung der Einhaltung von Sicherheits- und Schutzbestimmungen.
    
    
15. Auftragserteilung von Kleinreparaturen im Rahmen der Verwalterbefugnis.

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¹ vgl. Dr. O. Giese, Gewinn machen, nicht nur schuften!, in: Immobilien und Recht, 2002, S. 24.